Whistleblowing
Eines unserer wichtigsten Ziele ist die Förderung einer Compliance-Kultur, die es uns ermöglicht, in einer sicheren und ethisch korrekten Organisation zu arbeiten. Dazu gehört auch, dass wir potenzielle Verstöße gegen den Verhaltenskodex oder regulatorische Anforderungen melden.
Whisteblowing - wir handeln verantwortungsvoll
Das Ansprechen von Missständen ist für die Sicherheit und Entwicklung unseres Unternehmens unerlässlich und liegt in der Verantwortung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und externer Stakeholder. Schwierige Angelegenheiten offen anzusprechen ist jedoch aus verschiedenen und triftigen Gründen nicht jedermanns Sache. Daher haben wir ein neues Whistleblowing-Programm installiert, das Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet, einen Verstoß zu melden, und das auch anonym.
Im Folgenden geben wir Ihnen einen Leitfaden für die richtige Nutzung dieser Meldekanäle.
Was Sie melden sollten
Gesetzesverstöße oder Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex wie Bestechung und Korruption, Verdacht auf Geldwäsche und Verstöße gegen Finanzsanktionsregelungen, Betrug und Diebstahl, Interessenkonflikte, Verstöße gegen das Wertpapieraufsichtsgesetz, Belästigung am Arbeitsplatz, Mobbing, Diskriminierung oder Versagen des Schutzes personenbezogener Daten. Verwenden Sie diesen Kanal bitte nicht für Standardkundenreklamationen. Dafür gibt es unser Beschwerdemanagement.
Wie Sie melden können
Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Smartphone-Kamera oder einem QR-Code-Reader, um auf unser Whistleblowing-Portal* zuzugreifen. Bitte beschreiben Sie das Problem klar und prägnant, vermeiden Sie allgemeine Aussagen (z. B. "das ist ein Betrug") um Ihre Wahrnehmung zu erklären. (falls vorhanden) Kopien aller relevanten, rechtmäßig erlangten Dokumente, wie z. B. E-Mails, Telefonaufzeichnungen, Textnachrichten, Aktivitätsprotokolle, Besprechungsnotizen, Bilder, Briefe oder Scans im Zusammenhang mit Ihrem Bericht. (falls zutreffend) Listen mit Namen und Telefonnummern anderer möglicher Zeugen, die Ihre Behauptungen bestätigen können.
Ablauf
Wir halten den Whistleblowing-Prozess so einfach wie möglich. Je nach Meldung wird entweder ein Compliance-Ermittler oder ein Group Audit-Ermittler Ihre Meldung innerhalb von 48 Stunden prüfen. Die Dauer der Untersuchung hängt von der Komplexität des Falles ab. Während der Untersuchung können Sie jederzeit mit dem Ermittler über denselben Kanal kommunizieren, über den Sie den Bericht eingereicht haben. (Whispli, E-Mail oder Post)
Grundsätze der Berichterstattung
Wir alle müssen darauf hinarbeiten, dass Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex umgehend und konsequent geahndet werden. Manchmal ist es jedoch schwierig zu wissen, ob überhaupt ein Verstoß vorliegt. Folgendes sollten Sie beachten:
Um die richtige Lösung zu finden, müssen wir so umfassend wie möglich informiert sein.
Was genau wird von mir verlangt? Erscheint es unethisch oder unangemessen?
So können Sie sich auf die konkrete Frage konzentrieren, mit der Sie konfrontiert sind, und auf die Alternativen dazu. Nutzen Sie Ihr Urteilsvermögen und Ihren gesunden Menschenverstand: Wenn etwas unethisch oder unangemessen erscheint, ist es das wahrscheinlich auch. Wenn Sie Zweifel haben, können Sie die Angelegenheit natürlich mit Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten besprechen, wenn Sie sich damit wohl fühlen. In vielen Fällen wird er oder sie mehr über die Sache wissen und es schätzen, in den Entscheidungsprozess einbezogen zu werden.
In den meisten Situationen gibt es eine gemeinsame Verantwortung. Sind Ihre Kolleginnen und Kollegen informiert? Es kann helfen, andere einzubeziehen und das Problem zu besprechen.
Sie können ethische Verstöße vertraulich und ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen melden. Wir schützen Ihre Anonymität, wenn Sie das wollen. Unser Vorstand duldet keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben mögliche ethische Verstöße gemeldet haben.
Wenn Sie unsicher sind, was Sie tun sollen, fragen Sie uns bitte – wir helfen Ihnen gern!
*Whispli: Wir schützen Ihre Identität
Für anonyme Meldungen nutzen wir eine Plattform, die von Whispli – einem preisgekrönten Anbieter von Whistleblowing-Tools – bereitgestellt wird. Whispli wurde von einem Whistleblower entwickelt, der einen Betrug in Höhe von 20 Millionen Dollar in seinem Unternehmen aufdeckte.
Whispli schützt Ihre Identität durch höchste Datensicherheitsstandards und die vollständige Anonymisierung des gesamten Prozesses (Hintergrunddaten wie die IP-Adresse des Nutzers oder Urheberdaten der hochgeladenen Dateien werden nicht an uns weitergegeben). Sie haben volle Kontrolle über die von Ihnen übermittelten Dokumente.